Auto -serviço do funcionário (ESS): Definição e implementação (2024)

Auto -serviço do funcionário: Definição

No Auto -Serviço dos Empregados (ESS), os funcionários simplesmente lidam com seus dados pessoais, horas de trabalho ou ausências, em vez de abordar o RH com suas solicitações de mudança.Não importa se você é excel, um software intranet ou RH para o seuGerenciamento de pessoalUso: Com os direitos de acesso apropriados, sua força de trabalho simplesmente gerencia seus dados pessoais.

É importante para a ESS que você usa uma ferramenta digital para o seu gerenciamento de RH.Esta é a única maneira de restringir o acesso a determinados dados dos funcionários.

O que o auto -serviço do funcionário inclui?

O auto -serviço do funcionário envolve três áreas:

1. Colete e gerencie dados da empresa

2. Manter dados de funcionários

3. Coloque processos de aprovação

Os dados da empresa geralmente são armazenados em uma intranet.Trata -se principalmente de informações gerais, para as quais as entradas internas da lista telefônica, propostas para posições abertas na empresa ou informações detalhadasAcordos da empresacontar.Funcionários: por dentro, este "wiki interno" pode acessar esse "wiki interno" de forma independente e proativa e manter -se atualizado.

A situação é diferente com os dados dos funcionários.Nesse caso, os funcionários acessam dados de pessoal selecionados que são armazenados em seus arquivos de pessoal digital.Isso inclui, por exemplo, oFérias restantes, a lista de todas as horas extras ouHr.

Com uma ferramenta de RH sofisticada, você pode armazenar um processo de aprovação para qualquer alteração.Portanto, verifique se toda alteração é verificada antes de publicá -la.Além disso, os processos de aprovação apoiamfluxos de trabalho automatizados, por exemplo.B. para aplicações de férias ou viagens.As inscrições dos funcionários são automaticamente para o gerente responsável ou o gerente de RH: na transmissão-esses confirmam apenas clicando.

Simplifique os processos de RH em toda a empresa

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Com o funcionário da Personios Auto -serviço, seus funcionários podem visualizar e atualizar suas próprias horas de trabalho, ausências ou dados pessoais.Enquanto isso, o RH salva o esforço administrativo e mantém uma visão geral de um gerenciamento inteligente de direita.

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Quais são as vantagens do auto -serviço dos funcionários?

O auto -serviço dos funcionários tem um efeito positivo em toda a empresa e seus processos.Não apenas os departamentos de pessoal estão aliviados, economizam tempo e podem se concentrar mais em tópicos estratégicos importantes.Os funcionários também podem processar todas as tarefas relacionadas ao pessoal no ESS mais rapidamente.

Tarefas e processos de rotina são simplificados

Em empresas sem auto -serviço dos funcionários, uma pequena mudança de endereço pode ser um projeto diário, porque um pingue de comunicação entre o departamento de RH e os funcionários é frequentemente reproduzido.

No auto -serviço do funcionário, os funcionários mudam: dentro de seus dados diretamente no sistema e RH (ou possivelmente o gerente) é liberado apenas.Por exemplo, isso também se refere aAplicações de férias, Assim,Atestado médicoe aGravação de tempo.De tais departamentos cruzadosOtimizações de processoNo final, toda a empresa se beneficia porque todos os departamentos economizam tempo e, graças aos processos simplificados, são menos frustrações.

A transparência para os funcionários aumenta

Com a ESS, seus funcionários podem visualizar informações selecionadas e editá -las elas mesmas.Isso lhe dá uma melhor visão geral suaDados pessoaisE faça menos perguntas na HR.DAS diz respeito aos seguintes processos:

• Arquivo de pessoal digitalver

• Alterar dados pessoais, como o endereço ou o estado civil

• Relatar os dias de doença e fazer upload de certificados

• Envie pedidos de férias e tenha o número de dias de férias restantes exibidos

• Recorde o horário de trabalho

• Ligue para o faturamento de salário digital

Mais foco no essencial

Média42 % dos gerentes de RH: dentroSeu trabalho diário com tarefas administrativas.Isso é 3,4 horas por dia.O auto -serviço do funcionário reduz esse esforço, porque as etapas individuais que consomem tempo são eliminadas.

Seu departamento de RH será dispensado de atividades administrativas para que você seja mais liberdade para tarefas importantes de RH, comoLealdade dos funcionáriosvence.

Melhoria significativa na qualidade dos dados

A ESS aumenta a responsabilidade pessoal de seus funcionários e os sensibiliza para manter seus dados atualizados.Isso significa que, assim que algo mudar com os funcionários, você pode entender isso diretamente no sistema - afinal, os próprios funcionários sabem melhor qual dos seus dados mestres.

Se, por outro lado, o departamento de RH tiver que ser incluído toda vez que tiver muito o que fazer de qualquer maneira, a probabilidade de que os erros aconteçam no gerenciamento de dados.

Gerenciamento de dados independente

Muitas empresas agora oferecemEscritório em casa, Assim,Trabalho remotooutrabalho híbridono.O auto -serviço do funcionário também ajuda a garantir um gerenciamento de dados suave, independentemente da localização, pois todo o processo é realizado digitalmente.

O que o bom software de auto -serviço dos funcionários precisa fazer?

1. Notificações e memórias

Funcionários: o interior e os gerentes não têm a ver com o software da equipe da empresa todos os dias e só dão uma olhada em suas contas de usuário, se necessário.É ainda mais importante que o sistema envie notificações com informações e tarefas importantes por e -mail, por exemplo, se ...

• R: E Gerente: deve ser lançado em Aplicações de Férias e Horário de Trabalho (MSS)

• acontrato de empregoacabar

• Faça novos funcionários na equipe

• Aniversários da faculdade: fila dentro

Com sistemas flexíveis, todos os usuários podem decidir por si mesmos: em que processos alimentares que desejam ser notificados.

Crie fluxos de trabalho eficientes para sua empresa

Os funcionários se inscrevem em férias clicando, o gerente recebe automaticamente uma notificação e aprova as férias: esses fluxos de trabalho economizam tempo e tornam todos os envolvidos mais produtivos.

Mais sobre fluxos de trabalho automatizados com Personio

2. Gerenciamento de autorização flexível

Um bom sistema de alimentação também permite a distribuição de funções e direitos de acesso no software de pessoal.O RH pode determinar para que “aluno que trabalha: dentro” possa entrar no horário de trabalho, enquanto “gerente: dentro” pode chamar avaliações de salários e férias em seu departamento.

Idealmente, existem direitos de visualização e processamento e proposta que garantem que as informações processadas pelo funcionário apenas se tornem eficazes ao aprovar superiores ou gerentes de RH: dentro.

3. Interface de usuário intuitiva

Para que não haja esforço adicional treinando e informando os funcionários: um bom software de auto -serviço funcionário deve ser claramente compreensível e fácil de usar.Além disso, os pontos para comer portais são:

• Acesso via smartphone, por exemplo para gravação de tempo, licença médica, aplicações de férias

• Sinalização única: Selecionando na conta de usuário do sistema ESS com uma conta de usuário da empresa existente (por exemplo, Google, Windows)

• Entrando em contribuições e diretrizes para o uso do sistema ESS para funcionários: dentro

É melhor ter uma idéia disso testando o software.Provedores de nuvem como o Personio oferecem issoConta de teste gratuitaum.

Como o auto -serviço funcionário funciona com a Personio?

O funcionário Auto -Serviços (ESS) também oferece Personio.Sua grande vantagem é que nosso software de RH abrange todos os processos principais na área de pessoal e que todos os dados são armazenados e gerenciados centralmente em um só lugar.Eles sempre acessam dados dos funcionários e sempre têm alterações graças às notificações automáticas.

1. Defina e atribua direitos

Com o Syfistic Soyfistic System System, você determina todos: n funcionários ou equipes individuais que podem executar quais ações por auto -serviço dos funcionários.Dependendo da função do usuário, funcionários, gerentes e gerentes de RH podem ver, alterar, suplementar, comentar ou criar entradas, por exemplo.Você pode baixar ou baixar arquivos, exportar e enviar ou aprovados aplicativos.

2. Alterar dados ou enviar pedidos

FUNCIONÁRIOS: Logs internos em Personio, vá ao seu arquivo de pessoal digital ou à área de ausência e faça sua alteração ou aplicação com apenas alguns cliques.

3. Aprovação de alterações ou aplicativos

Assim que um funcionário: fez isso em uma alteração ou fez um pedido, a proposta acaba com o RH ou o gerente (uma notificação é enviada por email).Uma das duas partes verifica tudo e libera a proposta com um clique.

Auto -serviço do funcionário: Exemplo de aplicação de férias

Processos automatizados com opção de funcionários de serviço Encurtar os processos de RH para você e seus funcionários.A tabela a seguir mostra como isso seria com aplicativos de férias.